Der Kundenservice der Recruta Medical arbeitet täglich daran, den Anforderungen und Erwartungen der Bewerber, Teilnehmer, Kunden und Geschäftspartner gerecht zu werden. Er befasst sich mit der Prävention und Lösung von Konflikten und gewährleistet eine faire und unparteiische Bewertung von Beschwerden, indem er einen direkten Kommunikationskanal zwischen den Kunden und Recruta Medical ermöglicht. 

Alle Anfragen von externen Interessengruppen in Bezug auf Recruta Medical werden berücksichtigt und gemäß ihrer Relevanz beantwortet. Es wird Wert auf den Aufbau respektvoller Beziehungen mit allen Beteiligten gelegt, um Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. 

Es ist wichtig, Beschwerden zu identifizieren, zu überwachen und zu bearbeiten, die das Image und den Ruf von Recruta Medical in sozialen Medien und anderen Kommunikationskanälen gefährden könnten.

Jegliche Form von Vorurteilen und Diskriminierung gegenüber Einzelpersonen und Gruppen wird nicht toleriert. Recruta Medical respektiert die Würde und Rechte aller Menschen, unabhängig von Religion, Geschlecht, Rasse, Kultur oder Nationalität.

Der Kundenservice ist für die Verwaltung und Bearbeitung von Beschwerden und Meldungen zuständig, die über die Kommunikationskanäle des Unternehmens eingehen. Diese zwei Anfragetypen erfordern unterschiedliche Lösungsverfahren. Daher ist es zunächst wichtig, zwischen ihnen zu unterscheiden.

Es handelt sich um den Ausdruck der Unzufriedenheit von einem Bewerber, Teilnehmer, Kunden oder Geschäftspartner bezüglich der Dienstleistungen oder des eigentlichen Prozesses der Recruta Medical, für den eine Antwort oder Lösung erwartet wird.

Es ist der Ausdruck, durch den ein Mitarbeiter, Bewerber, Teilnehmer, Kunde oder Geschäftspartner der Recruta Medical einen Sachverhalt mitteilt, der gegen eine Vorschrift verstößt und möglicherweise strafbar ist. 

Für diese Fälle ist das Protokoll im Compliance-Handbuch des Unternehmens beschrieben.

Empfang:
Beschwerden werden per E-Mail entgegengenommen:

customerservice@recrutagroup.com

Sowie über die Kontaktseite auf der Unternehmenswebsite.

Registrierung:

Alle Beschwerden, die über die offiziellen Kommunikationskanäle des Unternehmens eingehen, werden in der Excel-Tabelle für Kontakte registriert. Die Tabelle ist in vier verschiedene Registerkarten unterteilt, die für die Zielgruppen von Recruta Medical bestimmt sind: Mitarbeiter, Krankenpfleger, Kunden und Geschäftspartner.

Das Protokoll zur Registrierung der Informationen umfasst folgende Schritte:

1. Zuerst wird das Datum und die Uhrzeit der Registrierung der Anfrage eingetragen;
2. Der Bearbeitungsstatus: a) Offen; b) In Bearbeitung; c) Abgeschlossen;
3. Der vollständige Name der Person, die die Nachricht gesendet hat;
4. Die E-Mail-Adresse für die Kontaktaufnahme;
5. Die Telefonnummer für die Kontaktaufnahme;
6. Der Betreff der Nachricht: a) Frage; b) Vorschlag; c) Beschwerde;
7. Eine detaillierte Beschreibung der Anfrage, die den Inhalt der gesendeten Nachricht und die erforderlichen Maßnahmen zu ihrer Lösung angibt. 
8. Abschließend wird der Unternehmensbereich eingetragen, der für die Bearbeitung der Anfrage zuständig sein wird.

Antworten:

Bei Eingang einer Beschwerde sollte sich das Unternehmen unparteiisch positionieren, um zwischen den Forderungen des Kunden und den strategischen Interessen der Institution zu vermitteln.

Aktives Zuhören ist eines der Werkzeuge, die im Kundenservice eingesetzt werden können. Es bedeutet, sorgfältig auf alle Informationen zu achten, die vom Kunden übermittelt werden, mit der Absicht, ihn zu verstehen und die bestmögliche Lösung für den spezifischen Fall anzubieten.

Die Grundsätze der gewaltfreien Kommunikation werden von uns im Umgang mit der Öffentlichkeit hochgehalten. Die folgenden Aspekte werden mit dem Ziel berücksichtigt, einen selbstsicheren und optimierten Service zu bieten:

1. Beobachten und Identifizieren der Ursache der Kundenunzufriedenheit, d.h. welches Problem gelöst werden muss;
2. Aktives Zuhören einsetzen, auf die vorgetragenen Forderungen achten;
3. Klarheit in der Kommunikation bewahren, um einen direkten und präzisen Dialog mit dem Kunden zu fördern.

Beschwerden können eine Möglichkeit sein, das Image des Unternehmens zu verbessern. Deshalb wird darauf Wert gelegt, das Ziel einer angemessenen Untersuchung und Behandlung der eingegangenen Forderungen zu erreichen und die Kundenzufriedenheit dabei immer im Blick zu haben.

Begleitung:

Nach dem Eingang der Beschwerde sollte diese gemäß den Bearbeitungsfristen überwacht und die Qualität der Antworten sichergestellt werden. Die maximale Frist für die Lösung von Beschwerden ist auf 15 aufeinanderfolgende Tage festgelegt.

Komplexe Fälle, die mehr als 15 Tage zur Untersuchung benötigen, sollten mit der Geschäftsleitung von Recruta Medical besprochen und ein neuer Zeitrahmen für die Lösung der Anfrage vereinbart werden.

Nach der Auswertung soll der Kundenservice die Beschwerde analysierenund den Interessenten über die durchgeführte Untersuchung informieren sowie die vom Unternehmen getroffenen Entscheidungen, Schlussfolgerungen oder Überlegungen mitteilen.

Abschluss der Forderung in der Tabelle:
Beim Abschluss einer Forderung ist es wichtig, diese in der Kontakttabelle in der Spalte „Enddatum“ zu registrieren. Diese Kontrolle ist unerlässlich, um die benötigte Zeit für die Lösung der Beschwerden zu ermitteln. Mit dieser Metrik ist es möglich, Strategien für einen effizienteren und schnelleren Kundenservice zu entwickeln.